Риски работы с самозанятыми для компании: переквалификация, признаки трудовых отношений и проверка статуса перед оплатой

Риски работы с самозанятыми для компании сводятся к одному вопросу: выполнены ли три условия разом — доход исполнителя относится к объекту налога на профессиональный доход (НПД), по выплате сформирован чек, а отношения с исполнителем по факту не являются трудовыми. Пока все три условия соблюдены, компания освобождена от НДФЛ и страховых взносов и вправе учесть расход по этой выплате. Если доход перестаёт быть объектом НПД, заказчик становится налоговым агентом по НДФЛ, а выплата облагается взносами на общих основаниях; если же сам доход остаётся объектом НПД, но чека нет, НДФЛ это не касается — теряются только освобождение от взносов и право учесть расход.

Риски такой работы выстраиваются в практическую цепочку: что проверить до заключения договора, как контролировать статус перед каждой выплатой, по каким признакам в договоре и на практике распознают скрытые трудовые отношения и что делать, если статус на момент выплаты уже был утрачен. На каждом шаге этой цепочки стоит разделять два разных по весу явления: сигнал риска — индикатор или подозрение, который лишь обращает внимание контролирующего органа, — и юридический факт, норму, которая прямо устанавливает обязанность или ответственность.

Почему риски работы с самозанятым ложатся на заказчика

Плательщик налога на профессиональный доход освобождён от НДФЛ только в отношении доходов, которые являются объектом налогообложения НПД (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход»» — дальше в статье «422-ФЗ»). Если доход по какой-то причине не признаётся объектом НПД, освобождение просто не применяется к этой конкретной выплате.

Освобождение выплат самозанятому-физлицу (не индивидуальному предпринимателю) от страховых взносов закон отдельно связывает с наличием чека, сформированного по правилам ст. 14 422-ФЗ (ч. 1 ст. 15 422-ФЗ). Без чека организация или ИП также не вправе учесть расход — для налога на прибыль, УСН, ЕСХН и НДФЛ ИП действуют отдельные нормы с одним и тем же условием (ч. 8–10 ст. 15 422-ФЗ).

Если доход перестаёт быть объектом НПД, заказчик признаётся налоговым агентом по НДФЛ в отношении этой выплаты, а сама выплата по гражданско-правовому договору становится объектом страховых взносов — ровно так, как если бы исполнитель с самого начала не был плательщиком НПД. Если же доход остаётся объектом НПД, но чека нет, НДФЛ это не касается: компания просто не получает освобождения от взносов и не вправе учесть расход.

Кто не вправе применять НПД: что проверить до договора

Вопрос о том, кто не может быть самозанятым, закон решает исчерпывающим перечнем: часть 2 ст. 4 422-ФЗ перечисляет, кто не вправе применять налог на профессиональный доход. Для заказчика это повод свериться с перечнем именно до подписания договора — потом исправить уже сложнее.

1. Продаёт подакцизные товары или товары с обязательной маркировкой (кроме отдельных сахаросодержащих напитков)
2. Перепродаёт товары и имущественные права, кроме личного имущества
3. Добывает и реализует полезные ископаемые
4. Имеет работников, с которыми состоит в трудовых отношениях, — в том числе при фактическом допуске к работе без оформленного договора (ч. 3 ст. 16 ТК)
5. Действует по договорам поручения, комиссии или агентским договорам (с одним исключением)
6. Доставляет товары с приёмом платежей за них, кроме случая с применением ККТ продавца
7. Применяет другой налоговый режим либо ведёт предпринимательскую деятельность, облагаемую НДФЛ (с одним исключением)
8. Получил доходы свыше 2,4 млн ₽ в текущем календарном году
9. Занимается майнингом или операциями с цифровой валютой

Пункт 4 стоит проверять отдельно: профессиональным доходом признаётся доход от деятельности, при ведении которой физлицо не имеет работодателя и не привлекает наёмных работников по трудовым договорам (ч. 7 ст. 2 422-ФЗ). Наличие у исполнителя наёмного персонала делает применение НПД невозможным независимо от условий конкретного договора.

Лимит в 2,4 млн ₽ (п. 8 ч. 2 ст. 4) считается по совокупному доходу исполнителя за текущий календарный год — с учётом выплат от всех заказчиков, не только от одной компании. Эксперимент с режимом НПД рассчитан до 31 декабря 2028 года включительно; в течение всего срока эксперимента этот лимит нельзя снижать, а ставки налога — повышать (ч. 2–3 ст. 1 422-ФЗ).

Бывшие и текущие работники: правило «менее двух лет»

Отдельная норма касается ситуации, когда исполнитель раньше был штатным сотрудником заказчика. Дословно: не признаются объектом налогообложения НПД доходы «от оказания (выполнения) физическими лицами услуг (работ) по гражданско-правовым договорам при условии, что заказчиками услуг (работ) выступают работодатели указанных физических лиц или лица, бывшие их работодателями менее двух лет назад» (п. 8 ч. 2 ст. 6 422-ФЗ).

Это правило не запрещает заключать договор с бывшим сотрудником. Оно устанавливает, что доход по такому договору не относится к объекту НПД, если компания была работодателем этого человека менее двух лет назад. Отдельно от этого правила доход, получаемый в рамках трудовых отношений, не признаётся объектом НПД в принципе — независимо от срока (п. 1 ч. 2 ст. 6 422-ФЗ).

Практическое следствие то же, что и в предыдущем разделе: НДФЛ и страховые взносы — на общих основаниях, как для обычного гражданско-правового договора без НПД. Для таких выплат это понятно заранее, без обращения к сервису ФНС: он показывает только статус плательщика НПД на дату запроса, а историю трудовых отношений с заказчиком не отражает.

Именно бывшие работники отдельно попали в поле зрения ФНС и Минтруда: с 16 февраля 2026 года налоговые органы передают в межведомственные комиссии субъектов по противодействию нелегальной занятости и в органы Роструда сведения об организациях и ИП, у которых более 10 исполнителей на НПД со среднемесячным доходом свыше 25 тыс. ₽ состояли в предыдущем отчётном квартале в трудовых отношениях с этим же заказчиком — подробнее об этом пороге и его отличии от индикатора риска Минтруда в следующем разделе.

Признаки трудовых отношений: на что смотрят ФНС и инспекция труда

Трудовые отношения — это отношения, основанные на соглашении о личном выполнении работником за плату трудовой функции в интересах, под управлением и контролем работодателя, с подчинением правилам внутреннего трудового распорядка и обеспечением работодателем условий труда (ч. 1 ст. 15 ТК РФ). Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, прямо не допускается (ч. 2 ст. 15 ТК РФ).

По разъяснению ФНС (письмо от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@), о подмене трудовых отношений договором с самозанятым свидетельствуют организационная и инфраструктурная зависимость исполнителя от заказчика, а также порядок оплаты и учёта услуг, аналогичный трудовому. Более детальный перечень таких признаков приводило региональное управление ФНС в публикации того же 2021 года (архив) — он не является исчерпывающим и используется именно как разъяснение налоговой службы, без статуса отдельной нормы закона.

Индикатор риска Минтруда в 2026 году: 35 исполнителей и доля 75 %

С 10 января 2026 года действует новая редакция п. 8 перечня индикаторов риска нарушения трудового законодательства (приказ Минтруда России от 08.12.2025 № 685н, изменивший перечень, утверждённый приказом от 30.11.2021 № 838н). Основание для внеплановой проверки трудовой инспекции возникает при одновременном выполнении четырёх условий: заказчик взаимодействует более чем с 35 плательщиками НПД, и каждый из них соответствует условиям разом — среднемесячный доход от этого заказчика более 35 тыс. ₽, продолжительность работы с ним более трёх месяцев, доля дохода от него составляет 75 % и более.

До этой редакции порог был другим: приказ Минтруда от 28.11.2024 № 640н ввёл этот же пункт с долей дохода 90 % и условием о средней продолжительности работы — без привязки к каждому отдельному исполнителю. Встречающаяся в сети формулировка с порогом 90 % с 10 января 2026 года устарела.

Сам по себе индикатор — повод для контрольного органа обратить внимание на заказчика при планировании проверок; установленным нарушением он не является. Срабатывание индикатора влияет на решение о контрольном мероприятии и само по себе не влечёт ответственности.

Отдельно от индикатора риска действует другой механизм. С 16 февраля 2026 года приказ Минтруда России от 19.11.2025 № 657н изменил перечень сведений, которые налоговые органы передают в межведомственные комиссии субъектов по противодействию нелегальной занятости и в органы Роструда: помимо уже упомянутого порога для бывших работников, ФНС теперь передаёт сведения и об организациях, взаимодействующих более чем с 35 плательщиками НПД с доходом от них свыше 35 тыс. ₽ в месяц и сроком сотрудничества более трёх месяцев, без привязки к доле дохода. Этот приказ новых обязанностей для заказчика не создаёт: он только определяет состав сведений, которые ФНС передаёт дальше.

Два приказа решают разные задачи, и их не стоит путать: № 685н — это порог для индикатора риска ГИТ с долей дохода, № 657н — порог для передачи сведений в МВК и Роструд, причём второй пункт этого приказа именно про бывших работников, без доли дохода.

Кто признаёт отношения трудовыми и с какого дня

Признание отношений, возникших по гражданско-правовому договору, трудовыми закон закрепляет за двумя субъектами.

Неустранимые сомнения при рассмотрении таких споров толкуются в пользу признания отношений трудовыми (ч. 3 ст. 19.1 ТК). Отсчёт при этом ведётся задним числом: признанные трудовыми отношения считаются возникшими со дня фактического допуска исполнителя к работе, независимо от даты самого решения (ч. 4 ст. 19.1 ТК) — это значение берётся за основу при расчёте всех последующих обязанностей заказчика.

Что доначислят компании и какие штрафы

Если отношения признаны трудовыми или выплата иначе не подпадает под НПД, у компании возникает несколько видов ответственности разом.

Компания обязана исчислить, удержать и уплатить НДФЛ как налоговый агент (п. 1 ст. 226 НК), удерживая налог непосредственно при фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК). Отдельно начисляются страховые взносы — объектом обложения признаются выплаты физлицам как в рамках трудовых отношений, так и по гражданско-правовым договорам на выполнение работ и оказание услуг (п. 1 ст. 420 НК).

За неудержание или неперечисление НДФЛ в срок налоговому агенту грозит штраф в размере 20 % от неудержанной или неперечисленной суммы (п. 1 ст. 123 НК). За неуплату взносов из-за занижения базы или другого неправильного исчисления — 20 % от неуплаченной суммы, а при умышленном характере нарушения — 40 % (п. 1 и п. 3 ст. 122 НК). Дополнительно за каждый календарный день просрочки начисляются пени (ст. 75 НК); конкретную ставку закон определяет отдельно и в этой статье не приводится.

Отдельно действует административная ответственность по ст. 5.27 КоАП за уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения.

Повторным считается нарушение, совершённое лицом, которое уже подвергнуто наказанию по этой же статье, — с момента вступления постановления в силу и до истечения одного года со дня окончания его исполнения (ч. 1 ст. 4.6 КоАП).

По одной из публикаций ФНС, заказчику, обнаружившему у себя признаки подмены трудовых отношений, рекомендуется исправить ситуацию самостоятельно, подав уточнённые декларации и расчёты, не дожидаясь проверки.

Чек самозанятого: сроки, реквизиты и что будет без него

При каждом расчёте самозанятый обязан передать сведения в налоговый орган, сформировать чек и обеспечить его передачу заказчику — через приложение «Мой налог», оператора электронной площадки или уполномоченную кредитную организацию (ч. 1 ст. 14 422-ФЗ). Срок передачи зависит от способа расчёта: при наличных или электронных средствах платежа — в момент расчёта, при иных безналичных расчётах — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта (ч. 3 ст. 14).

Чек передаётся в электронной форме — на телефон или электронную почту заказчика либо через считывание QR-кода — или на бумаге (ч. 4–5 ст. 14). Среди обязательных реквизитов — дата и время расчёта, ФИО и ИНН самозанятого, указание на применение НПД, наименование услуг или работ, сумма и уникальный номер чека; ИНН заказчика-организации или ИП указывается в чеке, но сообщить его самозанятому обязан сам заказчик (ч. 6 ст. 14).

Без чека компания не получает освобождения от страховых взносов за выплату физлицу-самозанятому, не являющемуся ИП (ч. 1 ст. 15 422-ФЗ), и не вправе учесть расход — это касается налога на прибыль, УСН, ЕСХН и НДФЛ индивидуального предпринимателя (ч. 8–10 ст. 15).

Самозанятый вправе аннулировать переданные сведения в двух случаях: при возврате заказчику денег, полученных в оплату, или при ошибке в первоначальном вводе данных (ч. 4 ст. 8 422-ФЗ). По разъяснению ФНС (письмо от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213@), аннулирование чека без фактического возврата денег заказчику само по себе не лишает заказчика права учесть расход; такое аннулирование может стать поводом для налогового контроля в отношении самого самозанятого, а заказчик вправе обратиться в налоговый орган с документами о фактической реализации и оплате.

Проверить сам факт передачи сведений о конкретном расчёте в систему ФНС можно по QR-коду на чеке и по уникальному номеру записи — эти реквизиты закон прямо относит к обязательным (п. 9 и п. 12 ч. 6 ст. 14).

Проверка статуса перед каждой выплатой

Официальный сервис ФНС «Проверить статус налогоплательщика НПД» бесплатный: в нём заполняются два обязательных поля — ИНН исполнителя и дата, на которую нужен статус. Обязательность поля даты здесь ключевая деталь: сервис отвечает именно на выбранную дату, и программный интерфейс сервиса устроен так же — параметр даты запроса обязателен при каждом обращении. Отсюда вывод для практики: статус стоит проверять на дату каждой конкретной выплаты — отдельно перед каждым платежом, повторно, на протяжении всего сотрудничества.

При массовых проверках стоит учитывать ограничение программного доступа: не чаще двух запросов в минуту с одного IP-адреса.

Сама страница сервиса поясняет, что при работе с плательщиком НПД не нужно удерживать НДФЛ и начислять на вознаграждение страховые взносы. Это верно с оговорками из разделов выше: освобождение от взносов требует ещё и чека, а освобождение от НДФЛ — чтобы сам доход признавался объектом НПД, что не выполняется для бывшего работодателя в течение двух лет независимо от статуса в сервисе.

Право на применение НПД считается утраченным со дня возникновения оснований, препятствующих его применению, — независимо от того, когда это стало известно или было зафиксировано (ч. 19 ст. 5 422-ФЗ). Снятие с учёта происходит по заявлению самого исполнителя через «Мой налог» — с даты направления заявления — или по инициативе налогового органа, если у него появилась информация об утрате права. Из этого следует практический вывод: статус в сервисе отражает факт регистрации на момент ответа, но не исключает, что основания для утраты права уже возникли и ещё не отражены.

Если исполнитель работает как партнёр маркетплейса или другой платформы, порядок проверки его статуса разобран отдельно в статье «Идентификация продавцов на маркетплейсе по 289-ФЗ», в разделе о проверке юридического лица, ИП и самозанятого.

Порядок работы с самозанятым: чек-лист заказчика

1. До договора — проверить ограничения и историю отношений

Сверить вид деятельности и условия исполнителя со списком из ч. 2 ст. 4 422-ФЗ, включая отсутствие у него работников, с которыми он состоит в трудовых отношениях, — это шире оформленного трудового договора и включает фактический допуск к работе (ч. 3 ст. 16 ТК). Отдельно выяснить, не был ли этот человек штатным работником компании менее двух лет назад, — если был, доход по будущему договору не будет относиться к объекту НПД независимо от его формулировок.

2. В договоре — конкретный результат, не постоянная функция

Описывать предмет договора через конкретный результат или задание, закреплённое актом приёмки. Не включать в текст договора и в практику работы элементы из таблицы признаков выше: режим работы, подчинение распоряжениям конкретного сотрудника заказчика, периодическую оплату «как зарплату».

3. Перед каждой выплатой — статус на дату выплаты

Повторять проверку статуса плательщика НПД на дату конкретной выплаты — проверки при заключении договора для этого недостаточно. Результат проверки стоит сохранять: закон этого не требует, но так проще подтвердить добросовестность при споре.

4. После выплаты — чек в срок

Проконтролировать срок передачи чека и сообщить исполнителю свой ИНН для указания в чеке — эта обязанность закреплена именно за заказчиком.

5. Раз в квартал — сверка с порогами индикаторов

Сверять число исполнителей на НПД, их доход от компании и срок сотрудничества с порогами индикатора Минтруда (35 исполнителей, доля 75 %) и передачи сведений о бывших работниках (10 исполнителей, доход свыше 25 тыс. ₽).

FAQ

Можно ли заключить договор с самозанятым, который менее двух лет назад был штатным сотрудником компании?

Заключить договор можно — закон не запрещает это напрямую. Но доход по такому договору не относится к объекту налога на профессиональный доход, если компания была работодателем этого человека менее двух лет назад (п. 8 ч. 2 ст. 6 422-ФЗ). Практически это означает, что к выплате не применяется освобождение от НДФЛ и взносов: компания становится налоговым агентом по НДФЛ, а выплата по гражданско-правовому договору облагается страховыми взносами на общих основаниях.

Что делать, если самозанятый не выдал чек?

Без чека компания не получает освобождения от страховых взносов за выплату физлицу-самозанятому и не вправе учесть расход для налога на прибыль, УСН, ЕСХН или НДФЛ ИП. Чек нужно запросить у исполнителя: обязанность сформировать и передать его закон закрепляет за самозанятым — в момент расчёта или не позднее 9-го числа следующего месяца при безналичных расчётах.

Самозанятый аннулировал чек после того, как компания уже заплатила, — что происходит с расходами?

По разъяснению ФНС, аннулирование чека без фактического возврата денег заказчику само по себе не лишает компанию права учесть расход. Такое аннулирование может стать поводом для налогового контроля в отношении самого самозанятого, а компания вправе обратиться в налоговый орган с документами, подтверждающими фактическую реализацию и оплату.

Сколько можно платить одному самозанятому, чтобы не возникло риска?

Безопасной суммы, гарантирующей отсутствие риска, закон не устанавливает. Индикатор риска Минтруда (более 35 исполнителей на НПД с доходом от заказчика свыше 35 тыс. ₽ в месяц, сроком сотрудничества более трёх месяцев и долей дохода от заказчика 75 % и более у каждого) влияет на решение контрольного органа о проверке, но границей законности не является: суммы ниже порога всё равно могут сопровождаться признаками трудовых отношений, а суммы выше порога сами по себе этих признаков не доказывают.

Кто может признать договор с самозанятым трудовым?

Сам заказчик — по письменному заявлению исполнителя и (или) по не обжалованному в суд предписанию государственного инспектора труда. Суд — по иску исполнителя или по материалам инспекции труда и других органов с соответствующими полномочиями. После прекращения отношений признание возможно только через суд.

Нужно ли проверять статус самозанятого перед каждой выплатой, если его уже проверили при заключении договора?

Да. Сервис ФНС показывает статус плательщика НПД на конкретную дату, которую вводит пользователь, — это снимок на момент запроса, не постоянное состояние. Право на применение НПД считается утраченным со дня возникновения оснований для этого, независимо от того, когда это стало известно, — поэтому статус, подтверждённый при заключении договора, не гарантирует, что он сохранится к моменту следующей выплаты.